1. مقدمه

اگر شما هم مديريت يك سازمان مردم نهاد يا خيريه را برعهده داريد و يا در اين زمينه فعاليت ميكنيد و افزايش سرعت انجام فعاليت ها و همچنين كاهش هزينه هاي نيروي انساني و بهبود عملكرد سازمان براي شما از اهميت بالايي برخوردار باشد، مي توان گفت حتما به دنبال يك سيستم اتوماسيون اداري خيريه خواهيد گشت.

در اين مطلب قرار است به شما بگوييم يك سيستم اتوماسيون اداري چيست؟ چه ويژگي هايي دارد؟ و از آن مهم تر اگر بخواهيم از يك سيستم اتوماسيون اداري در موسسه خود بهره ببريم بايد چه نكاتي را مد نظر قرار دهيم .

· تعريف اتوماسيون اداري

نرم افزارهايي به منظور ايجاد، جمع آوري، ذخيره سازي و تغيير اطلاعات اداري مورد نياز براي انجام كار ها و فعاليت هاي اصلي يك سازمان به صورت الكترونيكي مورد استفاده قرار ميگيرد.

اگر بخواهيم همين تعريف را در موسسات نيكوكاري شخصي سازي كنيم بايد از اين تعريف استفاده نماييم:

• اتوماسيون اداري خيريه

نرم افزار اتوماسيون اداري خيريه به نرم افزار هايي اتلاق ميگردد كه تمام فرآيند هاي جاري موسسات نيكوكاري، همچون ثبت نيكوكاران، ثبت پرداخت هاي نيكوكاران، مديريت مددجويان، مديريت مستمري، صندوق صدقات، تاج گل و... را پوشش دهد و تمام واحد هاي گوناگون موسسه نيز بتوانند به راحتي و با ايجاد سطوح دسترسي مربوط به هر واحد، جريان اطلاعات در هر واحد را كنترل و رديابي نمايند.مو

· ويژگي هاي يك نرم افزار اتوماسيون اداري خيريه:

• قابليت مديريت شعب
• امكان تعريف كاربران متعدد و سطوح دسترسي گوناگون
• امكان دريافت خروجي ها و گزارشات تصميم ساز مديريتي از همه واحد ها
• تحت وب بودن به منظور عدم نياز به حضور فيزيكي كارمندان و يا جلوگيري از محدود شدن به سيستم هاي داخل مجموعه و همچنين ارتباط گيري دوسويه با نيكوكاران
• امكان مديريت ارتباط با نيكوكاران يا به اصطلاح CRM خيريه
• امكان مديريت مستمري،صندوق صدقات و تاج گل
• ايجاد پرونده الكترونيكي براي مددجويان
• ايجاد حساب كاربري براي نيكوكاران
• امكان برقراري ارتباط دو سويه با نيكوكاران با استفاده از ايميل و سامانه هاي پيامكي
• امكان شخصي سازي كامل اطلاعات پايه در نرم افزار بر اساس نياز موسسه
• اهميت وجود يك سيستم اتوماسيون اداري در خيريه ها

در ابتداي امر بايد بدانيم كه يك موسسه خيريه دقيقا به چه سطحي از بلوغ سازماني رسيده است. اهميت تشخيص اين سطح بلوغ در موسسات كوچك و بزرگ غير قابل انكار است.

براي مثال فرض كنيد شما مدير يك موسسه نيكوكاري خانوادگي هستيد كه به همراه دو نفر از اعضاي خانواده تان اقدام به كمك رساني به حدود 20 خانوار مي‌كنيد. قطعا شما براي مديريت فرآيند هاي خود هيچ نيازي به يك سيستم اتوماسيون اداري نداريد و ميتوانيد تمام فرآيند هاي خود را به راحتي و در يك فايل اكسل مديريت نماييد.

حال فرض كنيد شما مدير يك موسسه نيكوكاري با 20 شعبه در سطح كشور هستيد و تقريبا 3000 خانواده تحت پوشش موسسه شماست. يقينا شما بدون استفاده از يك سيستم اتوماسيون اداري تحت وب نخواهيد توانست فرآيند هاي موجود در موسسه خود را مديريت نماييد و نياز به يك نرم افزاري داريد تا بتواند همه شعب موسسه شما را در تمام سطح كشور پوشش دهد و شما هم به عنوان يك مدير ستادي و رده بالا موسسه بتوانيد تمام اطلاعات شعب خود را نيز مشاهده نماييد.

پس نياز به يك سيستم اتوماسيون اداري ارتباط مستقيمي با سطح بلوغ سازمان شما و بزرگي فرآيند هايتان دارد.

اگر شما از سطح يك موسسه سطح پايين و كوچك اندكي بالاتر بياييد، نياز به اين دسته از نرم افزار هاي خيريه را حس ميكنيد. چون نبود اين نرم افزار ها در بدنه اجرايي موسسه شما سبب افزايش هزينه نيروز انساني، استهلاك توان مديريتي، كاهش بهره وري و ايجاد ديون شرعي بر گردن شما ميگردد.

2. تعريف مسئله

حال به شما ميگوييم دقيقا به چه نرم افزاري احتياج داريد و اين نرم افزار اتوماسيون اداري كدام فرآيند هاي موسسه شما را تحت پوشش قرار مي دهد:

• مديريت نيكوكاران

اين نرم افزار بايد بتواند براي هر يك از نيكوكاران شما يك حساب كاربري ايجاد نمايد تا نيكوكاران شما علاوه بر داشتن حس تعلق به موسسه، از شفافيت موسسه شما نيز اطمينان بيايند.

• مديريت مددجويان

اين نرم افزار بايد بتواند براي هر يك از مددجويان موسسه شما يك پرونده الكترونيك تشكيل دهد تا بتوانيد بر اساس كد پذيرش مددجويانتان تمام اطلاعات ثبت شده از قبيل اطلاعات فردي، تحصيلي، خانوادگي، سوابق شغلي، اطلاعات بيماري و اعتياد، محل سكونت، خدمات ارائه شده و سوابق مراجعه مددكاران را مشاهده نماييد.

• مديريت فرآيند هاي داخلي

نرم افزاري كه انتخاب مي كنيد بايد بتواند فرآيند هايي همچون ثبت پرداختي هاي نيكوكاران، سفارشات تاج گل، ماموريت هاي صندوق صدقات، تعهدات مستمري، سفارشات ذبح، تاريخچه اقلام اهدايي و مديريت جامعه حاميان(باشگاه مشتري موسسات خيريه) را به صورت كامل و جامع رفع نمايد.

• بستر جمع سپاري آنلاين را فراهم كند

نرم افزاري كه انتخاب ميكنيد بايد علاوه بر آن كه با در اختيار گذاشتن بستر پرداخت آنلاين نيكوكاران در سرفصل دلخواهشان را در اختيار شما قرار دهد، بايد بتواند يك بستر حرفه اي براي جمع سپاري پروژه محور از نيكوكارانتان را نيز فراهم آورد و حتي در تبليغ كمپين و جمع سپاري سريعتر آن نيز به شما كمك نمايد.

اما سوال اصلي اينجاست كه كدام نرم افزار؟؟؟

3. بيان راه حل

شركت آرشيت مهر رايانه تقريبا 15 سال در زمينه توليد نرم افزار هاي تخصصي ويژه موسسات نيكوكاري فعاليت مينمايد و در تمام اين مدت فعاليت با توليد سه نسل نرم افزار خيريه، ثابت كرده است كه به جز بهبود وضعيت مديريتي موسسات نيكوكاري و افزايش عايدي اين موسسات هدف ديگري در سر ندارد و تمام فعاليتش را معطوف به موسسات نيكوكاري نموده است.

و همين سبب شده است كه مشتريان دولتي و خصوصي متعددي با استفاده از خدمات اين شركت، راه جديد را در زمينه مديريت موسسه خود آغاز نمايند

اكنون نيز پورتال نيكوكاري و مددكاري آرشيت همانند دو نسل قبل از خود در خدمت موسسات نيكوكاري است تا بار ديگر رسالت خود را در زمينه موسسات نيكوكاري به نحو احسن انجام دهد.

جهت بهره مندي از پورتال نيكوكاري و مددكاري آرشيت يا شماره 02134269000 تماس حاصل فرماييد تا كارشناسان ما شما را در اين مسير ياري نمايند.

همواره گروه هاي جهادي به عنوان پرچم داران كمك به همنوعان خود، شناخته ميشوند. ساختار گروه هاي جهادي با موسسات نيكوكاري و سازمان هاي مردم نهاد تفاوت ها، و صدالبته شباهت هاي زيادي دارد.

وجه شباهت گروه هاي جهادي با موسسات خيريه و سازمان هاي مردم نهاد در اركان آن است. يعني گروه هاي جهادي هم مانند سمن ها و موسسات خيريه داراي سه ركن اساسي اند. نيكوكار، مددجو و موسسه يا گروه جهادي.

پس ميتوان گفت اركان گروه هاي جهادي دقيقا مانند ديگر موسسات نيكوكاري است.اما وجه تمايز گروه هاي جهادي در چابكي ارائه خدمات است. بدين معنا كه گروه هاي جهادي بر مبناي نياز روز جامعه تغيير ماموريت ميدهند و از اين حيث ميتوانند دغدغه هاي گوناگون همه افراد نيازمند را پوشش دهند.

يك گروه جهادي ميتواند ساخت و ساز كند، كمك هاي معيشتي ارائه دهد، يا در بحث علم آموزي خدمت رساني كند. در يك تعريف كلي يك گروه جهادي در هيچ قالبي نميگنجد و هيچ چارچوبي را براي كمك به نيازمندان برنميتابد كه اين وجه تمايز ديگري با موسسات نيكوكاري است

همين وجوه تمايز گروه هاي جهادي، نيازمندي آنان را براي استفاده از نرم افزار هاي مديريت تغيير ميدهد. يعني گروه هاي جهادي به يك نرم افزار پويا و چابك احتياج دارند كه بر اساس نياز هاي آنان تغيير كند.

ميخواهيم به تعدادي از نياز هاي اساسي گروه هاي جهادي در نرم افزار هاي مديريت بپردازيم:

1. 1. امكان استفاده از نرم افزار در هر مكان ممكن بدون محدوديت زماني، مكاني و سخت افزاري
2. 2. شخصي سازي آسان خدمات و گروه بندي خدمات
3. 3. عدم وجود محدوديت در تعداد كاربران فعال
4. 4. درج نامحدود شعب به منظور جلوگيري از موازي كاري و جهت تمركز ارائه خدمات در هر محدوده ارائه خدمت
5. 5. ارائه خدمات بر حسب منطقه و تفكيك خدمات ارائه شده بر اساس منطقه فعاليت
6. 6. بررسي خدمات درج شده براي هر فرد با استفاده از كد ملي
7. 7. جلوگيري از موازي كاري با استفاده از كد ملي هر فرد
8. 8. تعريف كمپين و دريافت كمك هاي مردمي با استفاده از درگاه پرداخت الكترونيكي
9. 9. جمع سپاري مالي سريع بعد از وقوع حوادث طبيعي
10. 10. گزارش از خدمات درج شده براي افراد
11. 11. منطقه بندي نيروهاي انساني

اما پورتال آرشيت براي گروه هاي جهادي چه امكاناتي را فراهم مي آورد

1. 1. امكان استفاده از نرم افزار بدون محدوديت به واسطه داشتن ماهيت تحت وب
2. 2. امكان شخصي سازي خدمات و گروه بندي آنها
3. 3. امكان استفاده همزمان و بدون محدوديت تعداد كاربران سيستم
4. 4. امكان درج بدون محدوديت شعب
5. 5. امكان منطقه بندي خدمات ارائه شده
6. 6. امكان بررسي خدمات ارائه شده با استفاده از كد ملي هر فرد
7. 7. امكان تعريف كمپين و اشتراك گذاري آن با نيكوكاران
8. 8. امكان جمع سپاري الكترونيكي به منظور تسريع روند دريافت مشاركت هاي مردمي
9. 9. امكان گزارشگيري منطقه به منطقه بر اساس خدمات اختصاص يافته
10. 10. امكان دسته بندي و منطقه بندي كاربران پورتال

بصورت كلي ميتوان گفت پورتال آرشيت دقيقا همانند ماهيت چابك گروه هاي جهادي طراحي شده است و ميتواند نياز هاي گروه هاي جهادي را نيز برطرف نمايد.

پس پورتال آرشيت يك نرم افزار مديريت گروه هاي جهادي نيز هست. و به كمك آن ميتوانيد بيش از پيش به چابكي گروه جهادي خود كمك كنيد.

مقدمه

حاميان شما مثل يك جامعه كوچك در موسسه شما هستند. معني جامعه حاميان اين است كه تمام نيكوكاران شما بايد به ازاي تمام فعاليت هاي خود يك ارزش را از جانب موسسه شما دريافت نمايند.

اين ارزش صرفا به معناي ارزش انساني و حس خوب مفيد بودن نيست بلكه ميتواند بر خلاف تصور عموم، يك ارزش مالي يا اعتباري باشد.

مثلا شما بايد بتوانيد كمك ها و فعاليت هاي نيكوكارانتان را ارزش گذاري كنيد تا بتوانيد به هر نيكوكار بر اساس ميزان مشاركت او با موسسه شما امتياز يا اعتبار بدهيد.

در يك قانون كلي اگر بخواهيد نيكوكارانتان باز هم به شما كمك كنند، بايد يك بازي را براي آنها ايجاد كنيد.

با اين كار نيكوكاران شما صرفا براي كمك كردن به شما كمك نمي‌كنند چون مي‌توانند همين كار را با موسسات ديگر و در سطح بالاتر، هم ماموريت شما نيز انجام دهند. اما آنچه سبب مي‌شود باز هم به شما كمك كنند، ميزان ارزشي است كه شما براي فعاليت هاي آنان در نظر مي‌گيريد.

طرح مسئله

اما سوال اصلي اينجاست كه چگونه بايد اين ارزش را به نيكوكارانمان بدهيم؟

راه حل

نقش يك نرم افزار خيريه خوب دقيقا همينجا مشخص ميگردد.

ويژگي هاي يك نرم افزار خيريه در ارزش گذاري فعاليت هاي نيكوكاران:

1.دست موسسات براي ارزش كذاري باز باشد:

معناي اين حرف اين هست كه شما بايد بتونيد با دست كاملا باز كمكهاي نقدي و غيرنقدي و فعاليت هاي داوطلبانه نيكوكاتران را بر اساس سليقه خود ارزش كذاري كنيد.

مثلا بگوييد اگر نيكوكاري به موسسه من يك ميليون تومان كمك كرد من 100 واحد به كار او ارزش ميدهم و يا اگر 2 ساعت كار داوطلبانه انجام داد من به كار او 150 واحد ارزش ميدهم.

2.براي ارزشي كه به نيكوكاران خود ميدهيد يك مفهوم انتزاعي در نظر بگيرد:

مثلا اين ارزش را ميتوان با سكه بيان كرد. اينگونه نيكوكاران شما از ارزشي كه به آنها ميدهيد يك تصور قابل رويت پيدا ميكنند.

مثلا بگوييد براي نيكوكاراني كه 20 بار به موسه ما كمك ميكنند 100 سكه ميدهيم يا به ازاي هر كار داوطلبانه شما 10 سكه دريافت ميكنيد.

خب حالا با اين سكه ها چيكار بايد بكنند؟

3.بايد بتونيد پيشنهاد هاي دلخواه خودتون رو بهشون بديد:

فرض كنيد نيكوكار شما بر اساس فعاليت هايي كه انجام داده است 1000 سكه دريافت كرده است. خب حال شما بايد بتوانيد پيشنهاد ها و تخفيف هاي گوناگوني را براي او در نظر بگيريد تا نيكموكارانتان بتوانند از اين تخفيف ها و پيشنهادات استفاده نمايند.

معرفي ابزار

آيا ابزاري هست كه بتوانند تمام ويژگي هاي فوق را به ما بدهد؟

خبر خوب اينكه پورتال نيكوكاري و مددكاري آرشيت تمام اين ويژگي ها را به شما ميدهد.

ويژگي هاي پورتال نيكوكاري و مددكاري آرشيت چيست؟

1.امكان ارزش گذاري دلخواه، بر اساس مبلغ كمك، تعداد كمك و ميزان فعاليت هاي داوطلبانه

2.ارزش گذاري فعاليت هاي نيكوكاران با مفهومي به نام سكه

3.امكان تعريف تخفيف ها پيشنهادات ويژه براي نيكوكاران

4.مشاهده تعداد سكه و ميزان فعاليت هاي داوطلبانه در پنل كاربري نيكوكار

5.امكان استفاده از كد تخفيف هاي تعريف شده در پنل كاربري نيكوكاران

و بسياري از ويژگي هاي فوق العاده ديگر

موسسات نيكوكاري ميتوانند با استفاده از پورتال نيكوكاري و مددكاري آرشيت از باشگاه حاميان استفاده نمايند.

ميدونستيد خيلي از موسسات نيكوكاري دارن تمام مشاركت هاي مردميشون رو از طريق الكترونيكي جمع آوري ميكنن و بخش اعظمي از فرآيند هاشون رو با استفاده از نرم افزار هاي تحت وب انجام ميدند؟

اما وقتي ميگيم نرم افزار خيريه تحت وب دقيقا منظورمون چيه؟

منظور ما نرم افزاريه كه نه نياز به كامپيوتر خاصي داره نه اينكه نياز به نصب داره.

يعني اينكه شما با يه كامپيوتر خيييلي ساده يا حتي تبلت و گوشي تلفن همراهتون، فارغ از سيستم عامل، مكان يا زمان با سيستم كار كنيد. اگر يك نرم افزار خيريه تحت وب باشه باعث ميشه توي شرايط بحراني مثل سيل، زلزله، يا حتي شرايط كرونا، موسسه نيكوكاري شما نه تنها تعطيل نشه، بلكه بهتر از قبل به كارش ادامه بده.

خب پس به اين نتيجه ميرسيم كه نرم افزار تحت وب يه سر و گردن از بقيه نرم افزار ها بالاتره اما اگر اون نرم افزار نتونه براي موسستون درآمدزايي كنه به درد نميخوره.

خب پس نرم افزار خيريه تحت وبي به درد ميخوره كه بتونه درآمد شما رو هم افزايش بده. خب اگر بهتون بگيم حدود 200 خيريه در سطح كشور همين الان دارند از يك نرم افزار تحت وب استفاده ميكنند كه به خاطر داشتن سيستم جمع سپاري مالي درآمدشون رو چندبرابر كرده چي ميگيد؟

پورتال آرشيت همون نرم افزار خيريه است. اين نرم افزار با استفاده از سيستم حرفه اي جمع سپاري مالي براي موسسات نيكوكاري باعث ميشه موسسات نيكوكاري بتونن خييييييلي راحت با تعريف كمپين، مشاركت هاي مردمي رو به سمت خودشون سرازير كنند. تازه چون نرم افزار خيريه اشون تحت وب هست توي وقايع طبيعي كه اخيرا اتفاق افتاد مثل سيل و زلزله با يه تبلت به اون مناطق مراجعه كردند و خدمات رو به خانواده هاي نيازمند ارائه دادند.

يه نرم افزار خيريه تحت وب دقيقا همون چيزي هست كه موسسات نيكوكاري به اون احتياج دارن و باعث ميشه به راحتي آب خوردن موسسشون رو مديريت كنند.

سيستم هاي مديريت نيكوكاري به منظور تسهيل فرآيندهاي درون موسسه اي بوجود آمده اند و به كمك آنها ميتوان تمام رويه هاي موجود در يك موسسه نيكوكاري را به شكلي دقيق و درست انجام داد و در نتيجه در هزبنه هاي مالي و زماني يك موسسه نيكوكاري نهايت صرفه جويي را انجام داد.

پس ميتوان گفت سيستم هاي مديريت نيكوكاري به منظور افزايش بهره وري و كارايي موسسات نيكوكاري و سازمان هاي مردم نهاد ايجاد شده است و نتيجه استفاده از اين سيستم ها توسط موسسات نيكوكاري، قطعا افزايش درآمد و كاهش هزينه هاست.

ويژگي هاي يك سيستم مديريت نيكوكاري چيست؟

اين سيستم ها بايد در يك كلام "كار موسسه شما را راحت كنند". به اين معنا كه موسسه نيكوكاري شما نبايد در استفاده از نرم افزار دچار سختي شود و اين مهمترين معيار سنجش يك سيستم مديريت نيكوكاريست.

اما اين سيستم ها بايد داراي ويژگي هاي منحصر به فردي نيز باشند، كه در ادامه به انها اشاره مينماييم:

• توانايي بالا در مديريت نيكوكاران: پايه عملكردي يك موسسه خيريه بر اساس نيكوكاران آن موسسه است. اين بدان معناست كه تمام فرآيند هاي يك موسسه نيكوكاري وابسته به نيكوكار است. پس بسيار مهم است كه نرم‌افزاري كه با عنوان سيستم مديريت نيكوكاري موسسه خود انتخاب ميكنيم، بتواند پاسخگوي تمام نياز هاي يك موسسه در مديريت نيكوكاران را باشد. اما از چه معيار هايي در سنجش اين توانايي استفاده نماييم:

1.قابليت دريافت اطلاعات كامل نيكوكاران شامل: نام، نام خانوادگي، شماره همراه، آدرس طبقه بندي شده و... را داشته باشد.

2.اين امكان را به موسسه بدهد تا بتوان از مهارت هاي يك نيكوكار نيز بهره برد. زيرا تمام آنچه يك نيكوكار در حق يك موسسه ميتواند انجام دهد به شكل مالي نيست و ميتواند در زمينه هايي كه درآن تخصص دارد نيز به موسسه كمك كند.

3.امكان گزارشگيري دقيق و درست از نيكوكاران بر اساس نام، شناسه، جنسيت، زمينه تخصصي و...

4.وجود يك امكان براي نيكوكاران، تا بتوانند از سيستم استفاده كنند و سوابق كمك هاي خود را ببينند.

• امكان مديريت مددجويان: تمام خدمات يك موسسه نيكوكاري به مددجويان آن موسسه تخصيص ميابد و طبيعي است ثبت دقيق و درست خدمات ارائه شده مهمترين ركني است كه يك نرم افزار مديريت نيكوكاري بايد از پس آن بربيايد. اما چگونه ميتوان اين امكان نرم افزار هاي نيكوكاري را سنجيد؟ ميتوان از اين معيارها استفاده نمود:

1.امكان ثبت تمام جزئيات مددجويان از قبيل اطلاعات شناسنامه اي، اطلاعات محل سكونت و اطلاعات حسابهاي بانكي به منظور ارائه هرچه بهتر خدمات

2.امكان ثبت مددجويان به شكل خانوادگي

3.امكان تعريف محدوديت در ارائه خدمات براي مددجوبان به شكل خانوادگي و فردي

4.امكان درج خدمات خاص، مانند دانشجويي، دانش آموزي، اعطاي وام و تسهيلات به مددجويان

5.امكان دريافت گزارش از مددجويان و خدمات ارائه شده به آنها

• امكان مديريت صندوق هاي صدقات:بخش صندوق صدقات موسسات نيكوكاري بخش كم هزينه و پر درآمدي براي موسسات نيكوكاري ميباشد كه مديريت آن با استفاده از نرم افزار مديريت نيكوكاري كمك شاياني در به صفر رساندن خطاهاي انساني ايفا مينمايد. اما اين سيستم مديريت نيكوكاري در بخش صندوق صدقات بايد چه ويژگي هايي را داشته باشد؟

1.امكان تعريف صندوق هاي صدقات در انواع مورد نظر و با تعداد مشخص و با قابليت سريال دهي سيستمي با استفاده از استاندارد هاي موسسه

2.امكان تخصيص صندوق هاي ايجاد شده بهنيكوكارانثبت شده در سيستم و اطلاع رساني عمليات تخصيص به نيكوكار

3.امكان ثبت ماموريت هاي تكي در عناوين متفاوت از قبيل نصب، تخليه و بازديد

4. امكان پيگيري نتايج ماموريت هاي صندوق صدقات

5.امكان صدور خودكار ماموريت ها بر اساس تاريخ نصب و دوره تخليه و همچنين بر اساس آدرس هاي طبقه بندي شده

جمع بندي

اگر بخواهيم از تمام آنچه در باالا بيان نموديم خلاصه اي بيان كنيم بي شك بايد بگوييم سيستم مديريت نيكوكاري بايد سرعت انجام فرآيند هاي خيريه شما را بهبود ببخشيد و لازمه يافتن اين سيستم مديريت نيكوكاري تحقيق و يافتن بهترين گزينه است.